文书档案归档整理规范

来源:本站原创  2015年12月25日  阅:  字体:

  一、 总  设

  (一)、归档文件

  广义上的归档文件是一个泛指性概念,包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定,使“归档文件”具有了专指性意义,即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

  其中,“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复,在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕;本机关的发文,文件印发也就算办理完毕。但:有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的,要等待批复,批示答复,收到后再归档。有的文件,如计划,规则、请示、规定等,在贯彻执行上需要很长时间,但印发或传阅后,其文书处理程序已经完成,也算办理完毕。

  《规则》对适用的归档文明种类进行了限定,明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案,以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。(也就是过去科技档案用什么方法,现在继续用什么方法。)

  (二)、归档文件整理

  归档文件整理,就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则,并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

  (三)整理原则

  归档文件的整理原则,可概括为“遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系(计划与总结,安排与汇报,关于干部任免、工资、退休的,通知,思想工作,关于教育,文化、宣传品质,关于经济的,关于生产的,关于农业工作的),区分不同价值,便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较,两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的,是将机关职能活动中形成的,能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来,以便今后和历史研究查考。因为条件的变化,具体整理方法可以不同,但都必须遵循归档文件整理的基本规律,才能达到便于保管和利用的共同目的。

  1、遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

  文件的形成不是任意的,而是伴随着各机关,团体和社会组织的职能活动产生的,有其自身规律和特点。不同的机关,尽管其职责和业务范围各不相同,但各项职能活动总是存在着各方面的联系,所形成的文件之间自然有一定规律,这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌,同时也符合人们查找利用档案的心理预期,为检索提供了线索。因此,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系(一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体,归档时应该按期限放在一起,批复与请示应该放在一起,装在一个盒内)。

  2、区分不同价值

  不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定,区分归档范围不同文件价值,划定不同保管期限。对于保存价值大,保管期限长的文件,重点整理和保管;对保存价值小,保管期限短的文件,根据条件区别对待(这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素,永久保存的用硬纸盒,长期的则用软纸盒,短期的用卷皮装订);对无保存价值的,不须归档的文件,则可以销毁。通过将不同价值的文件区别整理,可以合理使用人力,物力、财力和时间,同时不同价值的文件经过整理后相对集中,为日后档案进行保管利用,以及到期移交进馆也提供了方便(例:一个会议的形成文件材料,虽然他们之间有机联系,但必须区分不同价值,会议、通知、日程表,领导讲话、工作报告等属于永久保存,会议上的纪录、简报、交流材料、典型材料属于长期保存,会议的小组记录,事务性文件属于短期保存)。

  3、便于保管利用

  这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理,正是新形势下对这一原则的合理发挥。在整理原则中,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值。是手段,“便于保管和利用”则是最终目的。从根本上说,二者是相互影响,相互制约的关系,任何片面地强调某一方面,忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类,排列时不强调事由,不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列,依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要,但由于档案间缺乏逻辑联系,以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中,从长远看,特别是对档案移交进馆之后,将会给系统利用档案带来很大困难。因此,在处理类似问题时,要坚持以便于保管利用为出发点,具体情况具体处理,才能更好地实现文件整理目的。

  二、归档文件的价值鉴定

  归档文件价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节,这一环节包括两个阶段。第一阶段,在机关文件归档时,对文件能否转化为档案进行审定,确定其是否属于归档的范围,同时剔除没有保存价值的文件材料。因此,归档范围的确定实际上是对文件价值的初步判定,是档案鉴定工作的第一关口。第二阶段是对属于归档范围的文件材料,根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的保管期限。划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定,是决定档案命运的关键所在。

  <一>、鉴定的原则和标准

  根据归档文件整理原则的要求,进入归档范围的文件范围的材料,必须在区分其保存期限的前题下,才能系统地进行整理。因此,正确地判定文件材料的价值,准确地划分保管期限,这是保证归档文件整理质量的重要因素。

  应归档的文件材料,都具有保存价值。文件的保存价值和档案的保管期限成正比。保存价值越大,保管期限就越长;反之,保存价值小,保管期限就短。

  <二>鉴定的原则

  确定档案的保存价值,要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判断档案的保管期限。

  <三>鉴定的标准

  1、职能标准。职能标准是指按立档单位所在系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。一般情况下,行政级别越高,其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时,对于不同行政级别的机关,永久档案所占比例应有所不同,另一方面,机关档案部门应尽可能保存反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。

  2、来源标准。来源标准是要体现档案的形成者。一般地说,本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件的价值时,重点要看本机关产生的,还是外机关产生的,而不能简单地认为上级就比本级的重要。(上级针对本机关的文件,原则是要视为本机关的文件来对待,如干部任免的、离退休的,批转本机关有关工作的文件,转发本机关的文件等,那么一般普发性的文件,有查考作用的就归档保存,没有查考作用的可以不归档。)

  3、内容标准。内容标准是指强调内容的重要性和独一性。在分析文件的内容时,主要看它的重要程度如何。(重要性:如文件反映的内容是比较全面的,系统的近一个时期的,本单位主要职能工作的保存价值就大,反映的是某一方面的,某一时期的,某一项工作的保存价值相对来说就不一样,保存的时期就短一些,独一性,文件反映的内容比较特殊,如地震灾害的,洪水灾害的。)

  4、形式特点征标准。是指文件的文种(名称)文本,外形特征等。1、文件的文种不同,作用不同,价值也就不同(举例)2、文本是指文件的正本、定稿(底稿)修改稿、草稿等。由于作用不同,其保存价值也就不同。草稿,修改稿都是来定稿,都不具有法律效力,因此一般情况下都不必保存。只有个别情况下,有重要领导人直接修改和批示的则应当保存。(有的文件是秘书直接从微机上打印的,出一个清样,交领导审阅后,认为可以,就打印分发,那么这份清样就是底稿,归档时应该归档,但注意的是请领导签字,只有这样才能发挥法律效力。)3、外形特征也包括载体形式,一般指非正式的文件。对文件起辅助说明的作用。特别是一些重要的照片,录音,录像,领导人题词以及奖杯,锦旗,证书等实物,都生动记录了真实的历史事件。是不可多得的档案资料,应得到足够重视。

  <二>归档和不归档的范围

  归档范围,就是归档文件整理的范围。在整理时,不是所有的文件材料都需要归档,而是要正确分析,区别对待。在确定文件材料归档范围时,既要保证归档文件的材料收集齐全,完整归档,防止“有档不归”(有的领导一看是自己的任免通知,就锁到自己的办公桌里,有的科室一看这份文件自己科室里的业务,就放到科里保管,我们机关还出过这么一件事,一个领导一看是自己的任免通知,快收起来放下,等退休几年后,地委要让上报任职时间,调升工资急了,找不见了,又到单位查,又是找组织查,费了很多时间),又要注意不该归档的文件材料就不能归档,防止“有文必档”(有的文档人员把一年里的全部收文,包括召开临时会议的,五一节值班的,征订杂志报刊全部收集起来归档,一次装订十几卷,又抄目录,又装订,写皮,放上十几年没人查,保管期限也到了,该销毁了,劳命伤财)。

  1、应归档文件材料

  凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

  <1>上级文件

  1、上级党政领导机关针对本机关工作的指示、批复、批转、通报、通知和普发的需要本机关贯彻执行的指导性文件;市委、政府各县市区委、政府针对本机关的干部任免启用印章和本机关上报批转、转发的以及普发的需要本机关贯彻执行的指导性文件。

  2、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要讲话、指示、题词照片和录音、录像材料;

  3、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的文件材料

  4、上级主管业务部门发来的文件。也就是你们直接上级发来的文件

  <2>、本级文件

  1、本机关“红头”文件。以机关党组织和行政名义发出的指示、决定、规定、计划、总结、报告、请示、批复等

  2、本机关内部文件。本机关内部单位形成的主要文件(如工作计划、报告、总结、党组、党委、总支、支部、局务、局长办公、党员组织生活会,职工大会等)会议记录,重要的电话记录,工作条例、规章制度、各种统计报表,干部、工人的行政工资和党、团、工会会员、关系转移介绍信及存根、职工离退休、退职证明、存根,本机关党、团员、职工花名册、购房协议等;

  3、本机关召开各种代表会和专业会议形成的重要文件。包括召开会议的请示与批复、通知、日程安排、代表名册、工作报告、讲话发言、总结、决定、纪要、简报、典型和单位材料、先进集体和个人的名单等;本单位领导在有关会议的讲话稿。

  4、本机关编制的历史资料和编辑出版的各种书书刊的定稿和印本及本机关的宣传、报道稿;反映本机关各种活动的照片、录音带、录像带、剪报、计算机盘片等。

  5、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

  6、重要的人民来信来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。

  7、技术文件。本机关在各项科学技术活动中形成的项目任务书、原始记录、工作总结、科研成果、技术标准、鉴定证书等材料;本机关在修建综合楼、办公楼、住宅楼等各项工程基建项目的审批文件、设计任务书,地质勘察材料、隐蔽工程记录、质量评定书、技术复核资料、工程预、决算、验收纪要、竣工图等材料;本机关购置设备的随机材料(包括装箱单、合格证、说明书)、运行维修记录等材料;本单位设计、生产的产品的成套文件材料;

  8、本机关形成的财务预、决算、财务分析、会计月、季、年报表,总账、各类明细账、现金(出纳)日记账、银行存款账,凭证等文件材料;

  <3>、下级文件。

  (1)下级机关报送的重要报告、典型调查、年度工作计划、总结、综合性(年度)统计报表等材料;

  (2)下级机关报送的需要本机关备案的重要文件材料;

  <4>、同级机关和非隶属机关文件。

  (1)同级机关和非隶属机关发来的需要办理执行并起依据作用的文件。关于支部、公务员、干部考核的、职工工资待遇的、下岗职工安置,住房改革的、公积金的、医疗保险的等。

  (2)、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

  2、不归档的文件材料。

  (1)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件;

  (2)上级机关普发供参阅、不办理的文件材料;

  (3)上级机关征求意见未定稿的文件;

  (4)本机关的重复文件‘

  (5)本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件;

  (6)未经会议讨论,未经领导审鉴的未生效的文件材料、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

  (7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

  (8)无保存价值的信封、一般的群众来信;

  (9)本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件;

  (10)为参考目的从各方面收集的文件材料;

  (11)参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;

  (12)同级机关发来的不需要贯彻执行和起依据性的文件;

  (13)非录属机关抄送的不需要办理的文件材料;

  (14)下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不备案的文件材料;

  (15)下级机关抄报备案的一般性文件材料;

  <三>档案保管期限

  1、保管期限的划分

  按照国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》,文书档案的保管期限划分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上,长期为16-50年,短期为15年以下。

  永久--凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。它主要包括:本级党委(组)总支、支委会议记录工作计划、总结,精神文明建设的报告、总结、决定,处局长办公、处、局务会议记录,召开会议的通知、日程、讲话、意见、报告、决定、决议、纪要、重要的声像材料,机构设置、启用印章、人员编制、干部任免、领导分工的通知、方案,开除党籍、公职、撤销职务的决定,受到省级以上的表彰决定,年度工作计划,目标任务指标、责任书、总结;长远规划、重要的调查报告岗位职责、工作条例、规章制度、组织沿革、基础数字汇编、大事记等,党员干部(公务员)、劳动工资及各种业务统计年报表、职工、党员花名册;直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。以上的文件材料是永久收集的,也是永久文件的排例次序。

  长期--凡是反映本机关一般活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。它主要包括:本机关党支部、组织生活会议记录、职工大会和职工政治学习会议记录,召开会议的典型经验、材料、发言、简报,半年工作计划、总结、通报、季度工作总结,干部的录用、聘用、转正、定级、调资、离退休、技术职务聘评、限额考核表、简表申报表通知、资格、复转军人安置、抚恤、死亡、补助等文件材料,地、县级以下的表彰奖励、一般的处分材料,错误调查处理材料、个人检查、处分决定等。职工调动工作的行政、工资、党组织关系介绍信及存根,下达经费的通知,一般的调查报告、总结,一般的财产、物资、档案等交接凭证等;下级机关报送的年度工作计划、总结、统计报表,重大问题的专题报告;上级业务主管部门召开会议的讲话、报告、决定、决议、纪要,上级业务主管部门颁发的重要通知、办法、条例、计划、总结等。(文件的排列也是应该从上面的顺序进行的,在同一个问题内先排本级,在下级、上级的)。

  短期--凡是在较短时间内对本机关有参考价值的文件材料,列为短期保管。它主要包括:本机关召开会议的小组会议记录,一般事务性文件材料,没有复文的请示,季度、月份工作计划、统计表;同级机关和非录隶属机关报民来的需要贯彻执行并起依据性的文件材料;下级机关报送的年度以下的总结、统计报表,一般专题的报告、总结和图案的文件材料;上级党政机关颁发的需要贯彻执行并起依据作用的文件材料,上级业务主管部门召开会议的典型、经验材料、发言、简报,年度以下的计划、总结经验、通报、一般的通知等,(详见国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》)。

  2、判定文件价值时应注意的几个问题

  (1)判定文件的价值,要立足于本单位。本级文件存宽,上、下级文件从严。介于两个期限之间的文件,本级文件往上提,上下级文件往下拉。

  (2)要从整体上和一组文件的联系上判定文件的价值。

  (3)判定文件的价值,不能单一地按文件的文种判定价值,要结合、内容判定其价值。(由于我市许多单位的文种名称使用不规范,所以不能判定价值。如:一个单位发了这么一份文件,关于加强工作纪律的决议,实际上是对一名职工迟到10分钟的批评,扣一天工资的事,这个单位认为是决议,文件的威力就大。)

  三、归档文件的整理单位和装订

  装订是归档整理的基础环节,即采用符合档案保护要求装订材料,将归档文件以“件”为单位固定在一起。装订前还必须对归档文件进行必要的修整。通过装订,从实体上将归档文件整理的基本单位--“件”确定下来,为后续工作的开展提供条件。

  <一>整理单位

  归档文件以“件”为单位进行整理,一般以每行文件每一件。文件的正本与定段合为一件;正文与附件合为一件;原件与复制件合为一件;转发文与被转发文合为一件;同一年度内相关的请示与批复,报告与批示,函各合为一件;跨年度的各为一件;报表、名册、图册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式,一个自然本(册)为一件。(报表应该注意的是,一份报表为一件,如:主管部门要汇总全市各县区的报表,汇总的算一份,7个市县区的各算一份,不能把汇总的,本单位的,7个县市上报的装订到一起算一份文件,查找起来很不方便。)

  如果定稿过厚不易装订的,也可将正本与定稿单独作为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可与正文各为一件。

  <二>、归档文件的修整

  装订文件之前,应先检查文件是否齐全完整。有缺张少页或附件等不齐全的应没法补齐,有破损的应予修整。有字迹模糊或易退变的应予恢复或复制。如永久和长期保管的档案,字迹材料复写纸等的圆珠笔、铅笔书写的等要进行重新抄写复制。重要的传真件必须进行复制。装订边太窄的应适当加宽,纸张不符合A4或16开标准的应按A4或16开折叠或裁切、背贴(如:介绍信A4装订用A4白纸张贴,16开的用16白纸张贴,8开的报表 一折二装盒)。在进行上述工作的同时,要注意剔除多余的重行文件和不要的复制件。

  <三>归档文件的装订

  1、凡归档的文件统一按“件”进行装订

  2、一行文件由几部分组成,装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;请示与批复作为一件时,批复在前,请示在后;汉文本在前,少数民族文字文本在后;有价值的文书处理单需要保留的,置于相关文件之前,按文件首页对待,可加盖归档图章(把真正需要保留的保留下,一般的反映文件处理过程的处理单,没有必的保留)。

  3、装订文件时尽量把四边都对齐,至少把右边与下边分别对齐。(示范)如有特殊情况可灵活处理(举例)。

  4、列为短期保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等,用档案盒装盒的,可以保持原貌,不再拆开重新装订。(不去钉书针,定稿簿的可直接粘贴在正文后)。用档案皮装订的,全部拆除金属物后,采用“三孔法”进行装订(示范)。

  5、列为永久和长期保存的文件,采用不锈钢订书钉或线绳进行装订。使用不锈钢订书针装订时,在距左侧边沿1.2厘米处装订,中间的针取纸张的中点,上下各距中间针A4为7厘米,16开为6厘米;使用线绳装订时,统一采用“三孔法”,在距离左侧边沿1.2厘米处装订,中孔取纸张的中点,上下孔各距孔装订 A4为7厘米,16开为6厘米。(进行两种装订法的示范)。文件太簿,如不便于使用不锈钢订书针或线绳装订时,可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置定页粘贴。一般掌握8页以下用胶水粘贴,9页以上用不锈钢订书针或线绳装订。如遇归档文件较厚时,可灵活掌握。有的单位的文件纸张比较厚,也可5页以下用胶水粘贴,6页以下用不锈钢钉书针或线绳进行装订。

  四、归档文件的分类

  分类:是指全宗内归档文件的实体分类,就是将归档文件按其来源,时间、内容和不形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法,制定分类方案、文件归类等具体内容。

  对归档文件进行合理的分类,不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,而且对排列、编目等后续工作的开展,以后将来馆室的系统化管理都有重要的意义。

  <一>基本分类方法(通用的)

  分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法,很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择年度、组织机构(问题)和保管期限作为通用的分类方法,是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高,并且反映了基本规律和要求。 1、年度分类法。年度分类法,就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度将特征分类,可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况,并且,同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年度的文件不能混全归类。

  运用年度分类灵法时,要正确断定文件的日期并归入相应年度。需要注意以下几个问题:

  <1>文件有多个时间特征的判定

  一行文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分年度时,一般为说应以文件签发日期(即落款日期)为准,以此来判定文件的所属年度。对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件,《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法,统一规定按文件落款日期(即签发日期)判定文件的所属年度,以进一步简化分类中的要领和操作。例如:2000年形成的《从2001-2005年的工作规划》应归入2000年度;2003年形成的《2002年工作总结》,应归入2003年;2002年制定、2003年生效的法律法规,应归入2002年。

  <2>跨年度形成文件的判定

  机关单位的某些具体职能活动,如召开会议、处理案件等等,可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。如2002年12月30日召开的全市经济工作会议,2003年元月2日结束,两个年度形成的会议材料,统一在闭幕年归档,即2003年整理归档(过去是按召开会议的年度进行归档的,与现在的归档年度有区别,请大家注意),分类时这些文件材料都归入2003年度;跨2002年、2003年两个年度处理的案件形成的文件材料,统一在闭幕年归档,即2003年整理归档,分类时这些文件材料也都归入2003年度;下级单位2002年12月写的请示,上级单位2003年元月收到,该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2003年。

  <3>、几行文件作为一件时“件”的日期的制定

  正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件时,这时制定“件”的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说,正本与定段为一件,以正本为准确性;正文与附件为一件,以正文为准,转发文与被转发文为一件,以转发文为谁;来文与复文为一件,以复文为准。

  <4>、没有标注日期的文件的判定

  在归档案时,往往遇到有些单位的内部文件(白头文件),没有标注日期,这时,需要分析文件内容,制成材料、格式、字体以收各种标识,来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期,以便按年度合理归类。

  <5>、有专门年度的分类方法。

  如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学年度等,采用年度分类法时,对这部分工作形成的文件,就应按专门年度进行分类。例如,学校以学年为单位进行工作,即2001年9月至2002年8月为一个教学年度,形成的文件按教学年度分类,其他文件仍按一般年度分类。

  2.机构(问题)分类法。

  机构(问题)分类法是现行机关常见的一种分类法。按机构或问题分类时,不以过多设置分类层次,一般2-3层即可。制定分类方案时,机构分类与问题分类法不能同时采用,而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

  <1>机构分类法。机构分类法,就是按本单位内部机构所形成和处理的文件进行归类。按内部机构分类,在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件,便于按照一定的专题查找和利用档案。如:档案局,党支部、办公室、业务指导科、档案管理科。农发行:党组、纪委、党办、办公室、从事科、计划信贷科、财务会计科,稽核科、工会等等。

  采用机构分类法时,一般来说,一个机构就设一个类,内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构排在最前面,再依次排列各业务部门。例如:酒泉市档案局内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科,管理科。类名及排列顺序依次进行排列(再如地区农发行)。

  采用机构分类法,区别上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的,可根据具体情况而定:有主办者的一般归入主办机构;以机关名义发出的文件,视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的,如果内容属该部门职责或业务,则应归入负责起草文件的机构类中,文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构(收文:原则是那个科室办理的归入那个科室;不能形成是办公室收的文,都归入办公室这个机构内)。

  机关单位内设置的临时机构,应和其他机构一样设类,形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公,那么形成的文件应归入该内容机构类中。

  <2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内容机构或内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。在实际工作中,使用问题分类法的单位,大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如:将党支部、工会、共青团、妇联等机构形成的归档文件划为“党群类”,行政后勤等部门形成的归档文件为“综合类”或“行政管理类”,业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。如果立档单位小,也没设内部机构。产生的文件数量少,可将党、团、妇、工会职能活动中形成的文件划为党群工作类,行政和其他业务活动中形成的文件划为行政管理类。

  问题分类法主观性较强,应慎重采用,特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时,要注意按照机关单位的基职能来设置类别,类目体系力求简明,合乎逻辑。

  3、保管期限分类法。

  保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对照 档文件进行分类。也就是,将文书档案划分为永久、长期、短期三种不同保管期限,将不同期限文件归入相应的类别中,将同一期限的归档文件集中排列在一起。采用此方法,能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来,使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施,同时为档案的系统管理,档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

  <二>、复式分类法与分类方案

  在实际工作中,单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的,较多的是将几种分类方法结合使用,称之为复式分类法。通常所说的年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法,可以组合成多种复式分类法。

  根据市县区的实际情况,采取以下两种复式分类方法较多适宜。

  但一个单位归档文件的分类,可视具体情况,只能采取其中一种。

  1、“管期限--年度--机构”分类法。此方法适用和内部机构较细、文件数量多的单位。具体操作方法是:第一步,把归档文件按保管期限分开;第二步,把同一保管期限内的文件按年度分开,其中跨年的会议,事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料,放在会议、事件、临时情况工作等类似情况结束的年度,前面已年详细介绍,不再重复。第三步,把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分开。(板书、示范下一页和本局的分类)

  酒市档案局文书档案分类方案(略)

  2、“保管期限-年度-问题”分类法。

  此方法适用内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。其具体操作方法是:每一步把归档文件按保管期限分开;第二步,把同一保管期限内的归档文件按年度分开,其中跨年度的会议、事件、临时性工作类似情况结束的年度;第三步,把同一保管期限内各年度的文件按问题分开。(板书、示范、一页减二)。

  各县市财险公司文书档案分类方案:

  “保管期限--年度-问题”分类法示意图

  永久

  2003年党群类123…..30

  行政人事类30.31.32.33…..55

  计财类56.57.58.59….60

  业务类61.62.63…80

  2003年党群类81.82.83…90

  行政人事类91.92…95

  计财类96.97.98…110

  业务类111.112.113…120

  ……  ……

  2002年党群类123…20

  行政人事类21.22.23…28

  长期

  计财类29.30.31…40

  业务类41.42.43…50

  2003年党群类51.52…58

  行政人事类59.60.61…66

  计财类67.68.69….75

  业务类76.77.78…90

  ……  ……

  2002年党群类123…15

  行政人事类16.17.18…30

  计财类31.32.33….40

  业务类41.42.43…55

  ……  ……

  2003年党群类56.57.58…60

  行政人事类61.62.63…75

  计财类76.77.78…90

  业务类91.92.93…115

  ……  ……

  3、分类方案。在选定分类方案的基础上,应结合本单位的实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上,标列各级类目名称,固定全宗内分类体系的分类纲要。

  一个单位归档文件整理时,必须先制定出分类方案。分类方案是机关档案室工作的基础。是档案室规范化管理的起点(是给每一份文件指定一个归宿地点,如同单位办公室的划定,小张在1楼1号,小李在1楼2号,小王在2楼1号,小赵在2楼2号,小张上班来就到1楼1号去办公,不要跑到2楼1号去了,你去了小王到哪儿去)。因此任何一个单位的档案室都必须具备切合实际的分类方案。方案确定之后,要保持相对稳定。不宜大动。即使机关职能了生了大的变化,确需调整分类方案时,最好从一个新的阶段开始,对已整理好的归档文件不再重整。并对分类方案的调整情况,应在全宗介绍说明。以便档案管理前后工作的衔接。

  分类方案的制定,一定要注意科学,实用、符合单位的档案工作实际,不要太繁锁,层次、类目太多,也不要太简化,层次太多,类目太多了,每个类目内,归档的文件材料太少,很难形成一盒或几盒,很可能是一盒装着2-3份文件;在简化了,使有的文件不知道往那个类目内归档。不管怎样制定的,分类方案,必须使本单位的全部文件材料都有指定的归宿地。分类方案制定的是否科学、合理,检验的标准是:(1)本单位每份归档文件都有归宿点;(2)需归档的文件只有一个归宿点。

  五、归档文件的排列

  归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。这样,可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系,便于检索利用(因为市县机关内部机构少,机构内再没有分支机构,所以市县区机关归档文件排列时只在机构这一类目内进行排列)。

  (一)、归档文件排列的原则

  归档文件排列的原则:即“事由原则”,就是同一事由的相关文件应当排列在一丐。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或者一个具体的问题,或一须较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”,使密切相关,参照性强的文件从实体上相对集中,最大限度地保持文件之间的有机联系。

  事由的界定可以有较大的灵活性。例如:一项工程、一次活动或一次会议,可视为一个事由。按事由排列归档文件,是“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系”,这一整理原则的体现。按工文办理过程的先后顺序,将同一事由形成的文件排列在一起,可以客观地反映出某一事由的发生,发展、结束的全过程,反映上文件之间的客观联系。

  (二)归档文件的排列方法

  归档文件的排列方法,《规则》中规定为:“在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套发生文件可集中排列”。

  1、同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度排列。日期在前的文件排列在前,日期在后的文件排列在后;或者相对重要的文件放在前面,其他的文件入在后面。

  2、不同事由,不同事件或不同问题文件材料,按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。

  例如:几个问题,一个责任者形成的文件,先按问题分开,在每个问题中再按时间顺序排列;一个问题,几个责任都形成的文件,按本级、下级、上级分开,在每个责任者中在按时间顺序排列;几个问题,几个责任者形成的文件,先按问题分开,在每个问题中再按本级、下级、上级分开(即责任者分开),在每个责任者形成文件的时间顺序排列(例如:全市落实两办纪要的文件材料和全区执法检查情况的文件材料,先把问题分开,再把市档案局,各县市区档案局,省档案局分开,再按之间的时间顺序排列)。

  3、会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别分期限集中排列在一起。

  4、因故在整理时来能及时归档的文件材料,归档后可将其排列在相应类别的最后,并在备考表中加以说明。

  在整理归档文件时,文档人员要高度负责,尽可能地保证文件材料收集齐全完整,杜绝零散文件归档的现象。在难以避免的情况下,针对零散件可以采取以下补救措施:

  (1)将零散文件排列在相应类别文件的最后,并在备注栏中注明。

  (2)将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起,关在目录备注栏中注明“此件为两件”。

  六、归档文件的编号

  归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。

  所有归档文件按要求装订、分类、排列完之后,即应进行编号以固定分类、排列次序。

  <一>编件号。件号即文件的排列顺序号,它是反映归档文件全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

  件号分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后,其位置得到确定后,此时编别的排列顺序号称为室编件号;移交进馆时,由于再鉴定、整理、归档文件在全宗中的位置发生变化,此时按照新的排列顺序重新编制的件号,称为馆编件号。

  1、室编件号:按照归档文件的分类体系和排列顺序定件编写在归档章的相应栏目内。室编件号应在分类方案的最低一级类目内,按照分类体系分别人“1”开始编写永久、长期、短期三个流水号。顺序号可根据本单位归档文件数量的多少,每五年或十年一断号,即每5年或十年编一个流水件号。

  2、馆编件号:各级档案室的永久、长期、短期移交进馆后,由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整,如将部分档案抽上,补入等等,使目录中的件号出现断号或跳号等现象,这时就需要重新编制件号。因此,《规则》中预先设置了馆编件号项,并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置,供需要时直接填写,而不必重新盖章或更换档案盒。这一措施充分了《规则》的兼容性,也使《规则》更具有可操作性。

  馆编件号以后由档案馆编,如何编不讲。

  <二>编页号:页号是对每行文件的每一页所编的顺序号。正面编者按在右上角,背面有文字图表的编在左上角,每行文件均从“1”开始编写页号。一般情况之下用铅笔编号。

  如果文件页号已编,不再重新编页号;如果有的文件(红头文件)第一页没页号,其它所有页都有页号,可以第一页的相应位置用碳笔补填页号“1”即可;如果正本与定稿为一件时,定稿页号可接正本页号编写,例如:(正本最后一页页号是8,定稿从9开始编写页号)。也可以将正本与定稿作为一件,“1”开始重新编写页号;如果正本与定稿都编写了准确的页号,也可不编页号,交正本与定稿的页号相加填写在页数栏内。

  (三)加盖并填写归档章。在每份文件首页上编靠右的空白处加盖归档填写各项目(确有特殊情况者可酌情处理)。(示范图如下)

  附件三:归档章规格、项目设置

  填写归档图章内容时要求:(1)几手工填写各项目内容的,一律用碳素笔填写;(2)凡项目内容用图章盖的,一律用红公印泥;(3)有单位没党群工作类和行政管理类,也可将有关项目内容直接刻到归档图章上,一律用红色印泥加盖,所缺项目内容手工填写。如图所示:

  七、归档文件目录的编制

  编制归档文件目录是以系统化工作为前提,以反映全宗内归档文件的体系结构为目的,因此,必然受到分类、排列方法的制约。《规则》规定,“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”,也就是说,应按照分类、排列的结果、函类、函件编制目录,以系统、全面地提示归档文件的全貌(拿目录现场讲解)。

  编制目录归档文件目录

  (一)凡归档文件在装订、分类、排列编号完毕后,即应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件归档文件目录。

  (二)按照采用的分类方法,根据其机构或问题类别的排列顺序,按永久、长期、短期各一个流水号,分别编制归档文件目录(参照附件一、二、板书示范)

  (三)无论采用哪一种分类方法,编制归档文件目录时,遇到不同的机构、问题类别或年度时,均新起一页再连续编写。新起页时,应在“题名”栏第一行正中显着地标出机构名称、问题类名“如办公室、党群工作类”(举例示范)。

  (四)凡不进馆档案编制归档文件目录一式两套,一套装订到短期案卷中,一套作为日常查档使用。凡进馆档案编制归档文件目录一式四套,两套备以后向档案馆移交时使用。

  (五)归档文件目录为竖式,凡有微机的单位归档文件目录要求打印化,抄写全部用碳素笔。

  (六)归档文件目录,各项目录的填写。方法如下:

  1、件号:填写归档章内的“室编件号”;正文与附件合为一件时,只对正文进行编目,在备注栏内注明附件转发文与被转发文合为一件时,只对转发文进行编目,在备注栏内注明附件被转发文;批复与请示合为一件时,只对批复进行编目,备注栏内注明附请示。

  2、责任者:填写制发文件的机关或个人的姓名,一般以文件的盖章或署名为准,机关应填写全称或通用简称;

  3、文号:填写文件的发文字号,包括代字、年度和文件发出的顺序编号,一般不得省略其中的某一部分;示范:酒市档发[2000]6号

  4、题名照录文件标题,不利省略或变更。无标题或标题不能提示文件内容的文件,要自拟标题填写,外加“[]”以示自拟;

  5、日期:填写文件的形成时间,一般以落款为准,以8位阿拉伯数字标注年月日,如2002年5月2日,2002年10月15日,分别标注为20020502或20021015;示范2001015。

  6、页数:填写每份文件的总页数,总页数以每份文件的最后一个页号为准;

  7、备注:必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况,需要说明的内容较多时填写在备考表内。

  (七)、归档文件目录编制好后,分期限按套分别装订成册。

  1、每本目录均应自“1”开始统一编写页码,编在目录右上角,以便于检索。

  2、一般一个断号为一本目录。每本目录的厚度不超过2厘米。

  3、每本目录装订时,均要使用统一归档文件目录夹。

  封面各项目填写的方法要求如下:

  (1)、全宗名称:填写立档单位的全称或通用简称;

  (2)、年度:填写每本目录所登录文件的形成年度。如“2002”、“2002-2003”年;

  (3)、保管期限:根据目录中所登文件的保管期限,直接填写永久、长期或短期;

  (4)、“机构问题”:采用本《细则》分类编号方法整理归档文件,此栏目不填写。

  (八)、1、采用第一、二种分类方法排列、编号、编目的单位,按照机构或问题分永久、长期、短期三个编号顺序分别装盒,装满盒后,永久装硬盒,长期装软盒,短期也可用案卷皮装订。

  2、一个机构或问题的归档文件比较多,可以按排列顺序单独装一盒或几盒。不同机构或问题的归档文件不应放入同一档案盒。即使某个机构或问题形成的文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。

  3、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 。

  (九)放置备考表

  一盒文件装好后,即应在文件后面放置备考表。所设各项目的填写方法如下:(示范)

  1、盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明情况,包括的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后,修改、补充、移出、销毁的情况等。

  2、整理:填写整理归档文件人员的姓名。

  3、检查人:填写检查归档文件整理质量人员的姓名。4、日期:填写归档文件整理完毕的日期。

  (十)、档案盒封面和盒脊各项目的填写方法如下:

  1、全宗名称:填写立档单位的全称或通用简称。

  2、档案盒题名:根据本单位产生文件数量的多少可拟写也可不拟写。

  3、全宗号:按同级国家综合档案馆给定的全宗号填写,未给全宗号的暂空置。

  4、年度:填写盒内归档文件的形成年度。

  5、保管期限:填写盒内归档文件的所属机构(问题)。

  6、起止件号:在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号,期间用“一”号连接,暂用铅笔编写。

  (十一)、装具及材料。凡归档文件整理所用的各种装具及材料,均应符合国家有关档案保护的规定。整理过程中应最大限度地维护归档文件的原貌,使其不受损坏。(要求全市各级机关、团体、企事业单位整理的各种装具及材料、统一使用,各级档案行政部门提供的。)

  八、归档文件的装盒

  装盒包括归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。

  归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕归位后,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。否则在以件为单位进行管理的情况下,一旦归位错误,将很难再找回,甚至可能从此成为“死档”。

  (一)装盒的具体要求

  1、装盒的文件顺序是从上往下,最底下是备考表。

  2、机构,保管期限的自然顺序装盒。

  3、文件装订线一边靠盒里边装。


作者:佚名 责任编辑:敦煌档案
关于我们|法律声明|网站地图|在线投稿|联系我们
主办单位 敦煌市档案局·敦煌市档案馆
Copyright © 2015~2017 365bet最新体育备用网站_365bet开户 皇恩靠谱_365bet怎么不能存网 All Rights Reserved.·陇ICP备16000192号
技术支持:雨青网络科技